Reprendre un dossier avec TARS : retrouver le contexte et préparer la suite

Vous reprenez un dossier après quelques semaines. Il faut retrouver ce qui avait été convenu, vérifier si le client a répondu depuis et préparer la suite. Le contrat, les comptes rendus et les messages apportent chacun une partie de la réponse.

C’est un usage que je peux cadrer avec vous pour TARS : préparer les sources utiles, raccorder les outils nécessaires et définir jusqu’où l’agent intervient. Le périmètre dépend des documents disponibles et des accès que vous accordez.

Un dossier à reprendre

Exemple fictif, à adapter aux sources et aux outils raccordés. Vous avez envoyé une proposition à un client. Un échange antérieur précisait ses contraintes ; un compte rendu mentionnait un point restant à discuter. Avant de lui écrire, vous voulez savoir où en est le dossier.

La demande peut tenir en une phrase : « Retrouve ce qui avait été convenu pour ce dossier, vérifie les derniers échanges accessibles et prépare une réponse en signalant les points à confirmer. »

Pour rendre cette demande exploitable, je distingue trois étapes.

1. Retrouver ce qui avait été convenu

La recherche documentaire de TARS s’appuie sur une base préparée à l’avance. Les documents et la fenêtre d’historique retenus pour votre usage doivent y avoir été intégrés. Brancher une messagerie ne suffit donc pas à rendre tout son passé disponible dans cette base.

Dans notre exemple, la recherche sert à retrouver la proposition, le compte rendu et les échanges qui précisent les contraintes du client. Chaque résultat conserve sa provenance : vous pouvez revenir au passage qui appuie la réponse. Les outils de recherche de cette base sont en lecture seule et renvoient au plus vingt résultats par recherche.

C’est le rôle du RAG, ou génération augmentée par récupération : fournir à l’IA des passages retrouvés dans vos sources pour l’aider à répondre. Une recherche peut manquer un document pertinent. La présence d’une source permet de vérifier une réponse ; elle ne garantit pas que le dossier soit complet.

2. Vérifier ce qui a changé depuis

Une réponse reçue ce matin peut se trouver hors de l’historique préparé. Pour la consulter, TARS a besoin d’un outil de messagerie raccordé et autorisé à lire les messages concernés.

Les possibilités dépendent du raccordement. L’intégration Microsoft 365 permet notamment de lire les mails et d’en envoyer après confirmation. L’accès IMAP proposé est en lecture seule : il sert à chercher et à lire, sans envoyer de message ni créer de brouillon dans la boîte mail.

Pour ce dossier, il faut donc distinguer les informations retrouvées dans la base et les messages consultés au moment de la demande. Un message absent des résultats ne prouve pas que le client n’a jamais répondu. Si l’accès ou la période couverte laisse un doute, vous devez pouvoir le lever avant de relancer.

3. Préparer la réponse et décider de l’envoi

À partir des éléments retrouvés, TARS peut vous aider à rédiger une réponse dans la conversation. Vous vérifiez les engagements cités, le destinataire et les points encore incertains.

C’est ici que le rôle d’agent IA devient utile : enchaîner la recherche, la consultation d’un outil et la préparation du texte. Le RAG et l’agent interviennent dans le même dossier, à des étapes différentes.

L’envoi dépend ensuite des outils autorisés. Avec un accès en lecture seule, vous reprenez le texte dans votre messagerie. Avec un outil d’envoi raccordé, les actions externes qui engagent demandent une confirmation, sauf consigne permanente explicite. Pour un premier usage, je recommande de conserver la validation de chaque envoi.

Ce que je mets en place avec vous

Je commence par un dossier représentatif et une demande précise. Je définis avec vous les sources à préparer, la période utile et les accès nécessaires parmi les intégrations disponibles. Je raccorde les outils retenus et configure le premier usage convenu avec vous.

L’entretien couvre le fonctionnement de l’installation, ses mises à jour et la maintenance de la mémoire documentaire prévue dans l’accompagnement. Il faut aussi traiter les sources qui changent : un ancien compte rendu peut rester consultable tout en étant dépassé par une décision récente. Corriger une information périmée demande d’identifier la source et ce qui la remplace.

La relecture des messages rédigés pour vos interlocuteurs ne fait pas partie de l’accompagnement. Leur vérification métier reste de votre côté, notamment avant un engagement envers un client.

Par quoi commencer

Pour essayer cet usage sur un premier dossier, réunissez une proposition ou un contrat, un compte rendu et quelques échanges accessibles. Notez la décision que vous cherchez à prendre et les informations que vous savez manquer.

Le premier contrôle est concret : les sources citées correspondent-elles au bon dossier, les derniers échanges utiles sont-ils accessibles et le texte préparé respecte-t-il les engagements retrouvés ? Un point non vérifié doit rester à confirmer avant l’envoi.

Écrivez-moi avec le type de dossier que vous souhaitez reprendre. Je vérifierai avec vous quels documents et quels accès permettent de préparer cet usage avec TARS. Le guide pour choisir une première tâche aide à en fixer le périmètre.