Prise en main : démarrer avec son assistant IA

Trois idées avant tout le reste : vous lui parlez comme à quelqu’un, il ne retient que ce que vous lui demandez de retenir, et il n’envoie rien sans votre validation.

Cette page est le mode d’emploi des premières heures — écrite parce qu’une utilisatrice l’a demandée, et parce que la vraie question n’est jamais l’installation : c’est « comment je lui explique ma façon de travailler ».

Les trois étapes du démarrage

Vos trois premiers messages

Avant toute configuration, ces trois-là font gagner des semaines.

Lui donner vos instructions

Trois niveaux, du plus durable au plus quotidien.

Une règle destinée à durer se formule explicitement — « retiens que mes comptes rendus se terminent par un tableau Action / Responsable / Échéance » vaut mieux que la même consigne glissée dans une demande ponctuelle, qu’il appliquera une fois avant de l’oublier.

Comment sa mémoire s’organise

L’agent tient deux mémoires. Sa mémoire de travail garde le fil : vos conversations, ses tâches en cours, vos préférences du moment. Sa mémoire de connaissance, elle, est un vault Obsidian dont il est le bibliothécaire — des fiches en texte simple, reliées entre elles, sourcées et datées, qu’il relit avant de répondre.

C’est le principe même de l’agent : la connaissance s’accumule au lieu d’être re-devinée à chaque conversation. La différence entre un assistant qui repart de zéro chaque matin et un assistant qui connaît vos dossiers dans six mois. Vous n’avez pas à le ranger — c’est son travail — et vous pouvez l’ouvrir dans Obsidian quand vous voulez.

• Ce que vous déposez reste intact. Notes, transcriptions, PDF, articles : il les lit, ne les modifie jamais, n’en supprime rien.
• Ce qu’il écrit est rangé par type — personnes et organisations, méthodes et décisions, sources, questions ouvertes, cartes par domaine. Vous n’aurez jamais à choisir un dossier.
• Il lit avant de répondre et cite ses fiches. Si son vault est muet sur un point, il le dit plutôt que d’inventer.
• Il est sélectif. Une mention en passant ne crée pas de fiche. Ce qui doit durer se dit : « retiens ceci ».

Six prompts pour commencer

• « Voici mes notes après un rendez-vous : crée la fiche du prospect, ce qu’il attend, ce qui bloque, et la prochaine action avec une date. »
• « Fais le point : qui attend une réponse de moi, depuis combien de temps, et qu’est-ce qui est urgent cette semaine ? »
• « Voici un compte rendu de réunion en vrac. Structure-le : décisions, actions, responsables, échéances, risques. »
• « Rédige un brouillon de relance — court, sans formule creuse, en rappelant ce que la personne m’a dit la dernière fois. »
• « Retiens mon organisation : je prospecte le mardi, je livre le jeudi, pas de rendez-vous avant 10 h. »
• « Qu’est-ce que tu sais sur ce dossier ? Cite tes fiches et dis-moi ce qui manque. »

Aller plus loin : « tous les matins, fais ceci »

Une fois les bases posées, l’étape qui change le quotidien : les tâches récurrentes. Vous décrivez le rendez-vous en français, il se programme lui-même — pas de configuration, pas de syntaxe à apprendre.

• « Tous les matins à 8 h, résume mes messages non lus et sors-moi les trois choses vraiment urgentes. »
• « Chaque vendredi à 17 h, fais le point sur mes dossiers : qui attend une réponse de moi, et depuis combien de temps. »
• « Le 1er de chaque mois, prépare la liste de ce qui est à facturer, avec les montants et les références. »
• « Chaque lundi matin, prépare l’ordre du jour de ma réunion d’équipe à partir de ce qui a bougé la semaine dernière. »

Un automatisme produit un livrable — un résumé, une liste, un brouillon — qui vous attend. Il ne déclenche pas d’action vers l’extérieur sans votre accord.

Encore plus loin : lui faire tenir vos process

Le vrai saut n’est pas de lui confier des tâches, c’est de lui confier votre méthode. Vous décomposez une fois le déroulé d’un travail — les étapes, ce qu’il faut vérifier, ce qui doit sortir à la fin — il l’écrit dans sa mémoire, puis il l’applique et l’affine à chaque passage.

C’est là que l’agent cesse d’être un outil qu’on sollicite pour devenir une manière de travailler qui se transmet : un process écrit se relit, se corrige, et sert à quelqu’un d’autre que vous.

Ce qu’il ne fait pas

• Il n’envoie rien à votre place : e-mail, message, publication ou support client restent des brouillons tant que vous ne les avez pas validés.
• Aucune intégration n’est active sans votre consentement : vous autorisez chaque service depuis votre console, avec votre propre compte.
• Il ne devine pas votre métier. Les premières semaines, il apprend vos formats et votre vocabulaire — c’est un apprentissage, pas une configuration.